scan_0042.pdf : comment Filetable range vos documents à votre place

Pour savoir ce qu’il contient, il faut l’ouvrir. Pour le ranger, il faut décider où. Et le jour où la fiduciaire le demande, il faut le retrouver. Dans Filetable, ce même fichier devient ceci :

Personne ne l’a renommé. Personne ne l’a déplacé. Voici comment.

Pourquoi vos dossiers ne se rangent jamais

Ranger un document, c’est prendre deux décisions : comment l’appeler et où le mettre. Deux décisions minuscules, répétées pour chaque facture, chaque ticket, chaque contrat. Elles se reportent toujours à plus tard, et c’est là que naît le dossier « à trier ».

Un drive classique ne vous aide pas : il range où vous lui dites de ranger. Le nom du fichier est celui de l’expéditeur ou du scanner, et la structure de dossiers dépend de la personne qui l’a créée, un jour, pour une autre raison.

Filetable part de l’autre bout : le document sait déjà où il doit aller. Son fournisseur, sa date et son numéro sont écrits dessus. Il suffit de les lire.

1. Tout arrive au même endroit

Les documents entrent par où ils arrivent déjà :

• Import : glissez un dossier entier, des PDF, des fichiers Office ou des images.
• E-mail : chaque espace de travail a sa propre adresse privée. Transférez une facture et ses pièces jointes sont importées : PDF, fichiers Office, images. Par défaut, seule votre équipe peut y écrire ; vous l’ouvrez à vos fournisseurs quand vous le décidez. Un fichier que vous avez déjà est reconnu et mis de côté comme Déjà importé avant toute lecture : rien n’est traité deux fois.
• Scan mobile : ouvrez Filetable dans le navigateur de votre téléphone, sans application à installer. Chaque page est détectée et redressée, et les pages partent en un seul PDF.

Un PDF qui contient plusieurs documents, comme une pile de factures scannée d’un coup, est détecté et divisé. Rien n’est divisé sans votre confirmation.

2. Filetable comprend ce qu’il reçoit

Avant toute extraction, l’IA décide ce qu’est chaque document : facture, contrat, fiche de salaire, relevé, ticket. Elle choisit parmi les tables de votre espace, d’après leurs noms, leurs colonnes et leurs descriptions.

C’est vous qui fixez le Seuil de confiance (80 % dans un nouvel espace). Au-dessus, le document est classé tout seul. En dessous, il vous attend comme Table à sélectionner, les tables les plus probables en tête, et la décision tient en un clic. Un document qui ne correspond à aucune table est conservé sans être forcé dans la mauvaise.

3. Les données sont extraites, et vérifiables

Une fois le type connu, Filetable lit le document et remplit les colonnes de la table : fournisseur, date, numéro, montants, lignes de facture, données d’une QR-facture. Ce sont des valeurs typées, prêtes à filtrer et à totaliser, plutôt que du texte copié.

Chaque valeur reste reliée à l’endroit de la page d’où elle vient. Survolez une cellule : la zone source s’éclaire dans le document. Vérifier un chiffre prend une seconde, et le corriger ne demande pas de tout ressaisir. C’est ce que nous appelons la traçabilité.

4. Le document se renomme et se range seul

C’est ici que scan_0042.pdf disparaît.

Le nom suit un modèle construit à partir des champs du document, défini une fois par table, et modifiable à votre guise : pour une facture, le fournisseur, le type, la date et le numéro. Tous vos fichiers sont nommés de la même façon, quelle que soit leur provenance. D’origine, le nouveau nom est proposé : un Nom suggéré apparaît sur la ligne et dans l’aperçu du fichier, et un clic l’applique. Activez Renommer automatiquement à l’import et plus personne ne clique : le fichier est renommé dès qu’il est lu, puis à nouveau chaque fois qu’une valeur de son modèle est corrigée. Le nom d’origine n’est pas perdu : le drive le garde, et l’affiche sous Arrivé sous le nom quand vous pointez le fichier.

Le dossier est généré à partir de vos données. Une règle comme Trimestre › Fournisseur crée un dossier pour chaque valeur, et chaque document atterrit là où ses données disent qu’il doit être. Ce sont des dossiers virtuels :

• Toujours à jour : un dossier apparaît avec sa première valeur et disparaît quand il est vide.
• Vivants : corrigez le fournisseur dans la table, et le fichier déménage aussitôt dans le bon dossier.
• Sans doublon : un contrat peut se trouver à la fois dans le dossier de son fournisseur et dans celui des contrats, sans être copié.

Vous gardez aussi vos dossiers ordinaires : les deux cohabitent dans le même drive intelligent.

Ce que ça change au quotidien

• Retrouver : ⌘K, tapez un fournisseur, une référence, un IBAN. Filetable cherche dans les noms de fichiers et dans le texte de chaque document lu, scans compris.
• Préparer la fiduciaire : vos pièces de l’année sont déjà triées par trimestre et par fournisseur.
• Ne plus ressaisir : les données de vos factures sont déjà dans une table. Vous pouvez les exporter en CSV ou en Excel quand vous voulez, et elles restent à vous.

Combien de temps faut-il garder chacun de ces documents ? Notre guide des délais de conservation des documents en Suisse les liste, chacun avec sa source légale.

Vos fichiers restent en Suisse

Filetable est conçu à Genève. Vos fichiers et vos données sont stockés en Suisse, et vos fichiers originaux sont chiffrés avant d’être stockés. Le tout est encadré par la loi suisse et le droit européen sur la protection des données. Les détails sont sur notre page sécurité.

Essayez avec votre propre dossier « à trier »

1. Créez votre espace sur Filetable : c’est gratuit pour commencer, sans carte bancaire.
2. Déposez une vingtaine de documents en vrac.
3. Regardez-les rejoindre leurs dossiers, chacun avec son nouveau nom prêt.

Vous préférez qu’on le fasse ensemble ? Je cherche 10 entrepreneurs qui ont un dossier qui attend depuis des mois. Vingt minutes en visio, on le range ensemble dans Filetable, gratuitement. Écrivez-moi sur LinkedIn.