Politique de confidentialité

Trembley et Burgermeister SA, exploitant de Filetable Chemin de l'Epinglier 4, 1242 Satigny, canton de Genève, Suisse Numéro d'identification des entreprises (IDE) : CHE-101.917.143

Dans la présente Politique de confidentialité, « nous » et « notre » — ainsi que « Filetable » lorsqu'il désigne une société et non le service — désignent Trembley et Burgermeister SA en sa qualité d'exploitant du service Filetable. Si l'exploitation de Filetable est transférée à une autre société, vous en serez informé à l'avance, comme prévu à la section 13.

• Questions de protection des données et demandes des personnes concernées, y compris la copie de vos données et la suppression de votre compte : privacy@filetable.com
• Contrats et notifications juridiques : legal@filetable.com
• Signalements de sécurité et divulgation de vulnérabilités : security@filetable.com

Filetable n'a pas désigné de délégué à la protection des données. La désignation d'un conseiller à la protection des données est facultative selon l'article 10 LPD, et les conditions de l'article 37(1) RGPD ne sont pas remplies. Les demandes adressées à privacy@filetable.com sont traitées par la direction de la société.

Filetable désignera un représentant dans l'Union européenne au sens de l'article 27 RGPD avant de proposer ses services à des clients établis dans l'UE. Ses coordonnées seront publiées dans la présente section.

Filetable traite des données personnelles en deux qualités.

Filetable est responsable du traitement des données personnelles qu'elle traite dans le cadre de sa propre relation avec vous : lorsque vous consultez le site, créez un compte, rejoignez un espace de travail, souscrivez un abonnement, nous contactez ou vous inscrivez sur la liste d'attente. La présente Politique s'applique à ces traitements.

Filetable est sous-traitant pour les données personnelles contenues dans le contenu des clients : documents téléversés dans un espace de travail, données qui en sont extraites, e-mails envoyés à l'adresse de réception d'un espace de travail, noms de fichiers et de dossiers. Le client détermine les finalités et les moyens de ces traitements, et Filetable ne traite ces données que sur ses instructions documentées. Ces traitements sont régis par l'Accord de traitement des données (/legal/dpa) et par la politique de confidentialité du client.

Si vos données personnelles figurent dans un document traité par une organisation qui utilise Filetable et que vous souhaitez exercer vos droits, veuillez vous adresser à cette organisation. Si vous nous contactez, nous transmettrons votre demande au client lorsque nous pouvons l'identifier.

Le tableau ci-dessous présente les catégories de données personnelles que nous traitons en tant que responsable, les finalités et la base juridique au sens du RGPD. Selon la LPD, un traitement effectué par une personne privée ne requiert pas de base juridique ; les finalités indiquées constituent également l'information requise par l'article 19 LPD.

Les données de carte de paiement sont saisies directement auprès de Stripe et ne parviennent jamais à nos systèmes.

Les documents des clients peuvent contenir des catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 RGPD et des données sensibles au sens de l'article 5 let. c LPD, telles que des informations de santé, de salaires ou financières. Le client, en tant que responsable du traitement, doit disposer d'une base juridique valable pour ces traitements. Filetable applique les mêmes mesures de sécurité à tous les fichiers : chiffrement par fichier, autorisations granulaires et journalisation des accès.

Stockage en Suisse. Les documents et la base de données de l'application, avec ses sauvegardes, sont stockés en Suisse, chez Microsoft Azure (région de Zurich). Les sauvegardes de la base de données expirent après 35 jours. Les e-mails transactionnels sont envoyés depuis la Suisse (région de Zurich) par Amazon Web Services.

Traitement par nos sous-traitants ultérieurs. Les données personnelles peuvent par ailleurs être traitées par les sous-traitants ultérieurs figurant sur notre liste des sous-traitants (/legal/subprocessors), dans les pays qui y sont indiqués pour chacun : la Suisse, l'Union européenne et l'Espace économique européen (UE/EEE), les États-Unis et d'autres pays où ces fournisseurs opèrent. Pour lire les documents, Filetable utilise un ou plusieurs des fournisseurs d'IA figurant sur cette liste — Anthropic (Claude), Google (Gemini), Microsoft, Mistral AI et OpenAI (GPT) — et peut confier toute tâche à n'importe lequel d'entre eux. Lorsqu'un fournisseur propose un traitement en Europe, nous le privilégions actuellement ; il s'agit d'une pratique, et non d'un engagement quant au lieu du traitement.

Transferts internationaux. Les États de l'EEE figurent sur la liste des pays offrant un niveau de protection adéquat établie par le Conseil fédéral en vertu de l'article 16(1) LPD ; les transferts de la Suisse vers l'EEE ne nécessitent donc pas de garanties supplémentaires. Stripe traite des données de paiement à l'international, y compris aux États-Unis. Les e-mails que vous adressez à nos adresses de support, juridique, de protection des données et de sécurité, ainsi que nos réponses, sont hébergés par Google, dont l'infrastructure comprend les États-Unis. Amazon Web Services, qui envoie nos e-mails transactionnels depuis la Suisse, et Microsoft, qui héberge le service, appartiennent à des groupes établis aux États-Unis, comme plusieurs de nos fournisseurs d'IA. Les transferts vers les États-Unis reposent sur le EU–U.S. Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) et sur le Swiss–U.S. Data Privacy Framework (reconnu par le Conseil fédéral avec effet au 15 septembre 2024) pour les destinataires certifiés et, à défaut, comme pour tout autre pays n'offrant pas une protection adéquate, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne avec les adaptations requises pour les transferts depuis la Suisse.

Complétion d'adresses. Des adresses sont transmises par nos serveurs au fournisseur de complétion d'adresses figurant sur notre liste des sous-traitants : le texte saisi dans un champ d'adresse, pour proposer des adresses, et, lors de l'extraction, les adresses lues dans les documents et inscrites dans des colonnes d'adresse, pour les compléter par leurs composants. Le nom imprimé avec une adresse extraite est retiré de la requête lorsque l'extraction l'a identifié comme celui du destinataire ; à défaut, il peut faire partie de l'adresse transmise. Ce fournisseur peut traiter les adresses hors d'Europe, y compris aux États-Unis. Le complément automatique des adresses extraites peut être désactivé pour chaque colonne d'adresse.

Lors de la création d'un espace de travail, des informations sur l'organisation peuvent être obtenues depuis son site web public et des registres publics et, lorsque ceux-ci sont insuffisants, au moyen d'une recherche web effectuée par l'un des fournisseurs figurant sur notre liste des sous-traitants ; ces requêtes portent sur l'organisation et sont effectuées par nos serveurs.

Les données de surveillance technique (traces, métriques et rapports d'erreurs) sont traitées par une infrastructure exploitée par Filetable et ne sont pas transmises à un prestataire de surveillance tiers.

Les catégories de tiers suivantes peuvent traiter des données personnelles dans le cadre des services qu'elles fournissent à Filetable. Notre liste des sous-traitants (/legal/subprocessors) désigne chacun d'eux avec son entité juridique, son rôle, les pays dans lesquels il peut traiter des données personnelles et la garantie sur laquelle reposent les transferts. Les fichiers sont chiffrés avec des clés individuelles qui ne sont pas conservées dans le service de stockage.

Les clients ont donné une autorisation écrite générale pour le recours à des sous-traitants ultérieurs au sens de l'article 28(2) RGPD et de l'article 9(3) LPD. Les clients sont informés au moins 30 jours avant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant ultérieur et peuvent s'y opposer selon les modalités de l'Accord de traitement des données (/legal/dpa).

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus ou exigé par la loi. Les durées de conservation figurent dans le tableau ci-dessous.

Le contenu des clients (documents, lignes et tableaux) est conservé aussi longtemps que le client le maintient dans son espace de travail. À la fin du contrat, il est restitué ou supprimé conformément à l'Accord de traitement des données.

Lorsque votre compte est supprimé, vos données sont retirées immédiatement des systèmes en production. Les copies de sauvegarde ne sont restaurées à aucune autre fin et expirent dans un délai de 35 jours.

Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles (article 15 RGPD, article 25 LPD), de les faire rectifier (article 16 RGPD, article 32 LPD), de les faire effacer (article 17 RGPD, article 32 LPD), de les recevoir dans un format portable (article 20 RGPD, article 28 LPD), d'en faire limiter le traitement (article 18 RGPD), de vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime et, à tout moment, à la prospection (article 21 RGPD), ainsi que de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait (article 7(3) RGPD).

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à privacy@filetable.com, si possible depuis l'adresse e-mail de votre compte. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite à une demande. En particulier :

• Copie de vos données : nous vous envoyons les données de votre compte, vos appartenances à des espaces de travail et votre historique d'activité dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (JSON). Les documents appartiennent à l'espace de travail et ne sont pas inclus ; veuillez vous adresser au propriétaire de l'espace de travail.
• Suppression de votre compte : nous supprimons définitivement votre compte. Votre nom et votre adresse e-mail sont supprimés. Une empreinte cryptographique à sens unique de votre adresse e-mail est conservée afin de pouvoir respecter les listes d'opposition sans conserver l'adresse elle-même. Les enregistrements que la loi nous impose de conserver, tels que les factures et les événements de sécurité, sont conservés pendant les durées indiquées à la section 6.

Nous répondons dans un délai d'un mois (article 12(3) RGPD). Ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes ; nous vous en informerions alors au cours du premier mois.

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. En Suisse, il s'agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne. Dans l'UE, vous pouvez vous adresser à l'autorité de contrôle de votre lieu de résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée (article 77 RGPD).

Filetable n'utilise que des cookies et des stockages dans le navigateur strictement nécessaires à la fourniture du service ou qui enregistrent une préférence que vous avez définie, comme votre langue. Nous n'utilisons ni cookies publicitaires ni scripts de mesure d'audience de tiers, et notre site ne charge aucun script de tiers.

La mesure d'audience du produit est prévue et n'est pas encore active. Lorsqu'elle sera introduite, elle sera effectuée par Filetable en tant que responsable du traitement, uniquement sur nos serveurs, sans cookie ni identifiant de navigateur, au moyen d'identifiants pseudonymes d'utilisateur et d'espace de travail, sur la base de notre intérêt légitime à améliorer le service. Elle n'inclura ni le contenu des documents, ni les noms de fichiers, ni les adresses e-mail, et la collecte des adresses IP ainsi que la géolocalisation seront désactivées.

Le détail des cookies et stockages utilisés, de leurs finalités et de leurs durées figure dans la Politique relative aux cookies (/legal/cookies).

Nous n'envoyons des e-mails marketing qu'aux personnes qui les ont demandés. Le consentement est donné au moyen d'une case distincte, non cochée par défaut, et n'est jamais une condition d'utilisation du service (article 7(4) RGPD). Nous conservons la trace de la date et des modalités du consentement (article 7(1) RGPD).

Chaque message identifie Filetable et son exploitant, Trembley et Burgermeister SA, comme expéditeur et contient un moyen gratuit et simple de se désinscrire, conformément à l'article 3 al. 1 let. o de la loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD). Vous pouvez également vous désinscrire en écrivant à privacy@filetable.com.

Si vous vous inscrivez sur la liste d'attente, nous enregistrons votre adresse e-mail, le compte et l'espace de travail depuis lesquels vous vous êtes inscrit, l'origine de l'inscription, la remarque éventuelle que vous ajoutez, votre langue et la date. Nous les utilisons uniquement pour vous informer lorsque les abonnements payants deviennent disponibles pour votre espace de travail ; l'inscription sur la liste d'attente ne vaut pas consentement aux e-mails marketing. L'inscription est supprimée lors de la suppression de votre compte, ou plus tôt sur demande.

Les messages de service, tels que les invitations, les alertes de vues enregistrées, les notifications de sécurité et les factures, font partie du service et ne constituent pas du marketing. Les alertes individuelles peuvent être désactivées dans l'application.

Les données sont chiffrées en transit au moyen de TLS 1.2 ou 1.3. Les données au repos sont chiffrées en AES-256 par notre hébergeur, tant pour le stockage des fichiers que pour la base de données. En outre, l'application chiffre chaque fichier avec sa propre clé de 256 bits (AES-256-GCM) ; les clés sont scellées séparément et ne sont jamais partagées entre fichiers ni entre clients. Les fichiers téléversés depuis un navigateur sont chiffrés dans le navigateur avant d'être stockés ; les fichiers reçus par e-mail ou générés par l'application sont chiffrés sur nos serveurs avant leur stockage.

L'application se connecte à la base de données via TLS avec vérification du certificat. Les accès sont fondés sur des rôles par espace de travail, avec des autorisations granulaires jusqu'au niveau des tableaux, dossiers, fichiers, lignes et colonnes. L'accès du personnel de Filetable à un espace de travail client à des fins d'assistance requiert une autorisation spécifique et est journalisé ; ces journaux sont conservés 24 mois.

Les documents des clients ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ni par Filetable ni par ses sous-traitants, et nos contrats avec les fournisseurs d'IA leur interdisent d'utiliser le contenu des clients pour entraîner leurs modèles.

Filetable ne dispose pas à ce jour de certification SOC 2 ou ISO/CEI 27001. Nous prévoyons d'engager une démarche de certification à mesure que l'entreprise se développe, et nous répondons intégralement aux questionnaires de sécurité de nos clients. Les vulnérabilités peuvent être signalées à security@filetable.com.

En cas de violation de la sécurité des données, nous l'annonçons au PFPDT dans les meilleurs délais lorsqu'elle entraîne vraisemblablement un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux des personnes concernées (article 24 LPD). Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nous informons sans délai injustifié le client concerné afin qu'il puisse remplir ses propres obligations, notamment au titre de l'article 33 RGPD.

Lorsqu'un document est traité, il est chiffré et stocké en Suisse. Son contenu — le texte et, si nécessaire, les images des pages — est transmis à un ou plusieurs des fournisseurs d'IA figurant sur notre liste des sous-traitants (/legal/subprocessors), avec des instructions décrivant le tableau défini par le client. L'IA renvoie des valeurs suggérées, qui sont inscrites dans le tableau avec une référence à leur emplacement dans le document et peuvent être vérifiées et corrigées par un utilisateur.

Ce traitement ne constitue pas une décision individuelle automatisée au sens de l'article 22 RGPD ou de l'article 21 LPD : les résultats sont des suggestions vérifiées par une personne et ne produisent pas en eux-mêmes d'effets juridiques. Les décisions qu'un client prend à partir des données extraites lui sont propres.

Nous conservons un enregistrement des traitements par intelligence artificielle pendant au moins six mois, conformément à l'article 26(6) du règlement européen sur l'intelligence artificielle, afin de pouvoir expliquer a posteriori les valeurs suggérées.

Filetable est un service destiné aux entreprises et aux organisations. Il ne s'adresse pas aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants en tant que responsable du traitement. La création d'un compte requiert une personne majeure habilitée à accepter les Conditions d'utilisation au nom d'une organisation.

Les documents téléversés par les clients peuvent contenir des données relatives à des enfants. Ces données sont traitées sur instruction du client et bénéficient des mêmes mesures de sécurité que tout autre contenu.

Nous informons les propriétaires d'espaces de travail par e-mail et dans l'application au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de toute modification substantielle de la présente Politique, telle qu'une nouvelle finalité, une nouvelle catégorie de sous-traitants ultérieurs, un changement du lieu de stockage des données ou une modification des durées de conservation. Les versions antérieures sont disponibles sur demande. Les corrections mineures prennent effet dès leur publication.

La poursuite de l'utilisation de Filetable après une modification ne vaut pas consentement lorsqu'un consentement est requis ; nous le demandons alors séparément.

La version anglaise de la présente politique fait foi. La version française est fournie à titre de commodité.