Délais de conservation des documents en Suisse : le tableau complet

Le tableau des délais

Le délai de référence est celui du code des obligations : 10 ans pour tout ce qui sert à la comptabilité. La TVA, l’impôt direct et la loi sur le travail fixent leurs propres délais, qui s’appliquent en plus de celui-ci. Pour un même document, le plus long l’emporte.

Calculer la date à partir de laquelle un document peut partir

Choisissez le type de document et indiquez son point de départ : la fin de l’exercice pour la comptabilité, l’année pour la TVA. Le calcul se fait dans votre navigateur, rien n’est envoyé.

À partir de quand le délai court

Pour la comptabilité, le délai ne part pas de la date de la facture mais de la fin de l’exercice auquel elle appartient (Art. 958f CO). Une facture du 3 janvier 2026 et une autre du 30 décembre 2026 appartiennent au même exercice : si celui-ci se termine le 31 décembre 2026, les deux doivent être gardées jusqu’au 31 décembre 2036 et peuvent être détruites dès le 1er janvier 2037.

Un exercice décalé change tout : si l’exercice court du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, ses pièces sont à garder jusqu’au 30 juin 2036.

Pour la TVA, la période fiscale est l’année civile (art. 34 al. 2 LTVA). Les pièces doivent être gardées jusqu’à la prescription absolue du droit de taxation, qui tombe 10 ans après la fin de cette année (Art. 42 al. 6 LTVA). Un contrôle annoncé interrompt la prescription ordinaire de 5 ans, mais jamais au-delà de ces 10 ans.

Pour les registres du temps de travail, le délai de 5 ans court dès que le registre cesse d’être valable (Art. 73 al. 2 OLT 1). Pour une société radiée, il court dès la radiation du registre du commerce (Art. 747 CO, Art. 590 CO).

Papier ou numérique : peut-on jeter l’original après l’avoir scanné ?

Oui, pour les livres et les pièces comptables. La loi les admet « sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente », à deux conditions : que le lien avec l’opération reste garanti et que la lecture reste possible en tout temps (art. 958f al. 3 CO). Une facture reçue en PDF est déjà une pièce électronique : il n’y a pas à l’imprimer.

La TVA ne pose pas de règle à part : les pièces électroniques suivent les mêmes articles du CO et la même ordonnance (Art. 122 OTVA).

Ce que l’Olico exige d’une archive numérique

• Intégrité : un document ne peut pas être modifié sans que la modification soit apparente (art. 3).
• Documentation : l’organisation, les responsabilités, les procédures et les outils utilisés sont décrits par écrit, et ces instructions sont conservées aussi longtemps que les livres (art. 4).
• Disponibilité : toute personne autorisée doit pouvoir consulter les pièces dans un délai raisonnable, et elles doivent pouvoir être rendues lisibles (art. 6).
• Organisation : les archives sont séparées des données courantes, et la responsabilité de l’archive est consignée (art. 7).
• Accès : les informations sont inventoriées, protégées contre les accès non autorisés, et les consultations sont enregistrées (art. 8).
• Supports : un support non modifiable, ou un support modifiable avec signature électronique, horodatage, procédures consignées et journaux conservés (Art. 9 Olico).
• Contrôle et migration : la lisibilité est vérifiée régulièrement ; un changement de format ou de support est permis s’il est complet, exact et consigné dans un procès-verbal (art. 10).

Après la fermeture de l’entreprise

Les livres d’une SA, d’une Sàrl ou d’une coopérative radiée sont conservés 10 ans après la radiation, en un lieu sûr désigné par les liquidateurs ou, à défaut d’accord, par l’office du registre du commerce (art. 747, 826 et 913 CO). La même règle vaut pour une société en nom collectif ou en commandite (art. 590 CO). Pour une entreprise individuelle, les délais ordinaires continuent de courir.

Données personnelles : conserver ce qu’il faut, pas plus

La loi sur la protection des données va dans l’autre sens : une donnée personnelle est détruite ou anonymisée dès qu’elle n’est plus nécessaire (Art. 6 al. 4 LPD). Une fiche de salaire reste une pièce comptable et se garde 10 ans ; le dossier d’un candidat non retenu, lui, n’a aucune raison d’être gardé une fois le poste pourvu.

En pratique : une archive qui tient dix ans

1. Classez par exercice, pas par année civile : c’est l’exercice qui fixe la date de destruction.
2. Gardez le fichier tel qu’il est arrivé : le PDF reçu par e-mail est l’original électronique.
3. Écrivez votre procédure (qui scanne, où, comment on vérifie) : l’Olico demande cette documentation.
4. Planifiez une revue chaque année, en janvier : ce qui a atteint sa date peut partir, sauf contrôle ou litige en cours.
5. Vérifiez avec votre fiduciaire que votre organisation, quel que soit l’outil, remplit les conditions de l’Olico.

Dans Filetable, chaque document reçu est lu : sa date, son fournisseur et son montant arrivent dans un tableau, chaque valeur reliée à l’endroit où elle a été lue. Le drive intelligent range ensuite les fichiers selon n’importe quelle colonne, par exemple l’exercice : retrouver ce qui a atteint sa date devient une seule recherche.